Mengenal Custom Metadata, fitur Wonderfull yang buat Salesforce lebih Powerfull

Lagi-lagi baru dipenghujung tahun saya baru bisa menyempatkan menulis lagi. Karena sayang banget
klo di lihat di archive ada tahun yg bolong hehe.

Kalau dari blognya halaman bantuan salesforce pengertiannya sebagai berikut:

Custom metadata is customizable, deployable, packageable, and upgradeable application metadata. First, you create a custom metadata type, which defines the form of the application metadata. Then you build reusable functionality that determines the behavior based on metadata of that type.

Kegunaan dari Custom Metadata sendiri bisa untuk macam-macam seperti:
1. Master Data API baik nama endpoint, parameter, header atau informasi lainnya

2. Secret Store Information

3. Whitelist

4. Business Rules (Routing etc)

5. Tax or charge per country

6. Call in formula

7. Flow or validation rules

Dan sebagainya.

Karakteristik dan kemudahan

  • Seperti custom object namun hanya mendukung traditional type data
  • Deployable record via change set
  • bisa di query
  • ada validation rules nya.

Berkenalan Dengan Fitur Salesforce Custom Label, Fitur Simple Dengan Kegunaan Multiple

Di penghujung tahun ini saya ingin sharing sedikit tentang Custom Label di Salesforce.

Custom Label adalah suatu label (custom text value) yang bisa kita isi dengan value tertentu dan dapat kita panggil dari apex code, Visual Force serta Lightning Components.

Untuk mengakses Custom Label dari Setup, cukup masukkan keyword ‘Custom Label’ di Quick Find Box, lalu pilih Custom Labels.

Adapun cara memanggil value dari Custom Label ini sebagai berikut:

  1. Di Apex Code kita bisa memanggilnya dengan syntaks berikut: System.Label.Label_name
  2. Di Visualforce dan Aura components kita bisa memanggilnya dengan syntaks berikut: $Label sebagai global variabel.
  3. Di Lightning web components kita bisa mengimportnya dengan syntaks berikut: @salesforce/label/namespace.Label_name.

Terus apa kegunaan dari Custom Label ini?

Fungsi dari Custom Label ini banyak sekali, berikut beberapa contoh penggunaan dari Custom Label:

  1. Temporary Link.

Misalkan dalam Visual Force kita perlu meredirect halaman kita ke suatu link, atau kita perlu menuliskan alamat endpoint API di apex Code. Tapi ada kemungkinan suatu saat link itu bakal berubah. Maka daripada kita hardcode link tsb di code, lebih baik kita menyimpan link tsb ke Custom Label. Sehingga apabila suatu saat kita ingin mengubah link tsb, kita cukup mengubah isi dari Custom Label tanpa harus mengubah code nya.

  1. Customizable Message

Salah satu contohnya ketika kita mendevelop suatu action, setelah action selesai, kita perlu menampilkan pesan kepada customer dengan bahasa yang user friendly, maka kita bisa menyimpan pesan tsb di suatu Custom Label. Apabila suatu saat kita ingin mengubah format ataupun isi pesannya, maka kita cukup mengubah isi Custom Labelnya saja.

Dan yang lebih keren lagi, kita juga bisa mengatur value dar Custom Label ini berdasarkan bahasa yang dipakai oleh user, dengan mengaktfkan fitur translate.  Keren Kan!

  1. Switcher

Misalnya saja ketika kita ingin melakukan revamp/refactor (memperbaharui) suatu code yang saat ini sudah live di production karena adanya perubahan proses atau perapihan code. Tentunya kita tidak ingin code kita yang baru, justru membuat error di production, sementara disisi lain salesforce tidak menyediakan fitur rollback untuk code yang sudah di deploy via change set.

Akan menjadi suatu musibah ketika ada code baru yang kita deploy, memiliki beberapa bugs dan membuat suatu proses tidak berjalan. Apalagi jika prosesnya berhubungan dengan customer platinum, akan sangat besar sekali dampak kerugiannya. Dan bisa jadi kita dipanggil oleh BIG BOSS :D.

Nah Custom Label ini bisa jadi solusi bagi kita pada saat melakukan revamp. Caranya kita buat suatu Label misalkan dengan Nama IsUseProcessVersion2, kita isi label tersebut dengan value FALSE atau TRUE. Ketika kita deploy code kita yang baru ke Production, label tsb kita set FALSE dulu. Saat semuanya sudah siap, kita bisa set label tersebut menjadi TRUE, semberi memperhatikan apakah ada proses yang bermasalah. Apabila ada proses yang bermasalah Ubah label IsUseProcessVersion2 tadi menjadi FALSE,  dan segera lakukan investigasi untuk menemukan bugsnya. Sehingga meskipun ada bugs di code kita yang baru, proses yang berjalan di Production tetap lancar.

Setelah bugsnya diperbaiki, deploy lagi ke Production lalu ketika sudah siap ubah kembali labelnya menjadi TRUE. Apabila ada yang bermasalah lagi, ubah jadi FALSE lagi dan perbaiki. Lakukan terus seperti ini sampai code dirasa sudah jalan dengan baik. Apabila kita yakin sudah tidak ada masalah, maka biarkan Custom Label itu terus bernilai TRUE.

  1. Dan lain-lain

Nah itu beberapa kegunaan dari Custom Label yang sangat berguna sekali bagi kita Developer Salesforce, dan masih banyak kegunaan lain dari Custom Label ini.

Oiya kita bisa mengisi Custom Label sampai 1.000 character. Dalam setiap Org Salesforce kita bisa membuat hingga 5.000 Custom Label, dan kabar gembiranya Custom Label yang berasal dari Managed Packages tidak dihitung dalam limit tsb.

Untuk sementara sampai disini dulu sharing dari saya, semoga bisa sedikit menambah pengetahuan temen-temen semua dipenghujung tahun 2019 ini.

Terima kasih, sampai jumpa di tahun 2020 🙂

Mengintegrasikan Salesforce dengan Microsoft Outlook

Seperti yang saya janjikan di pos sebelumnya tentang bagaimana mengintegrasikan email sebagai activity di salesforce dengan fitur email to salesforce, kali ini saya akan membahas bagaimana cara mengintegrasikan microsoft outlook dengan salesforce.

Di era digital saat ini, dibutuhkan suatu solusi yang bisa membantu seseorang untuk bekerja lebih cepat, lebih tepat dan lebih smart. Salesforce sebagai leader CRM saat ini, sangat memahami tantangan tersebut. Adalah sebuah keniscayaan untuk bisa memberi solusi yang bisa terhubung dengan sistem-sistem lain, yang umumnya dipakai oleh sebuah perusahaan dalam menjalankan roda bisnisnya. Sehingga semua pekerjaan bisa dilakukam dengan se-efektif dan se-efisien mungkin.

Salah satu sistem yang umumnya digunakan dalam berkomunikasi dengan customer adalah email. Biasanya dalam urusan kirim mengirim email, tools yang dipakai adalah microsoft outlook. Aplikasi besutan microsoft yang punya segudang fitur untuk mengelola email ini, kerap menjadi soulmate dari para sales dalam berinteraksi dengan customer-customernya.

Sementara di sisi lain, salah satu value yang ditawarkan salesforce sebagai CRM adalah track activity history. Management sangat butuh data tersebut untuk menganalisa lebih lanjut kinerja dan productivitas dari tim sales nya. Akan tetapi tim sales yang sudah fall in love with outlook, rasa-rasanya berat hati kalau urusan kirim-mengirim email harus pindah via salesforce. Apalagi menginput data activity email yang dikirim via outlook di salesforce, sama saja dengan dua kali kerja untuk satu aktivitas yang sama.

Menyadari hal tersebut, salesforce menyediakan fitur untuk mengintegrasikan salesforce dengan outlook. Dengan tools tersebut, semua urusan kirim-mengirim email dari outlook akan langsung ter record. Tim sales pun bisa langsung melihat data salesforce via outlook. Sangat membantu bukan?

Tim sales yang sudah fall in love dengan outlook bisa tetap melihat data history customer salesforce via outlook. Sementara manajemen tetapbisa menganalisa activity dari tim sales nya via salesforce. Karena semua email yang dikirim via outlook otomatis ter record di salesforce.

Nah itulah benefit yang didapat dari fitur salesforce for outlook.

Apabila anda mempunya tantangan yang mirip dengan kondisi di atas, dan tertarik ingin mengimplementasikan fitur salesforce for outlook. Okey don’t worry saya akan membagikan langkah-langkahnya spesial untuk anda 🙂

Salah satu hal yang perlu anda catat adalah, fitur outlook to salesforce ini hanya bisa digunakan bagi anda yang mail server company nya menggunakan Microsoft Exchange Server atau Outlook Office 365.

Jadi bagi anda yang mail servernya bukan salah satu dari 2 hal yang saya sebutkan di atas, mohon maaf fitur ini belum bisa anda gunakan. Namun anda bisa menggunakan fitur email to salesforce yang saya sampaikan di post sebelumnya.

Oiya tema salesforce yang saya pakai di langkah2 ini adalah salesforce Lightning Edition, sementara Outlook yang saya gunakan adalah Outlook Office 365.

Okey, langsung saja kita mulai langkah-langkahnya

  1. Klik Setup lalu ketikan keyword outlook dalam kotak pencarian setup
  2. Klik Lightning for Outlook and Sync dan ikuti langkah-langkah berikut                                  2-Lightning for Outlook B 2-Lightning for Outlook C
  3. Login ke office 365 untuk mengkoneksikan salesforce dengan outlook. Lalu lakukan test dengan memasukkan alamat email outlook kita, untuk memastikan bahwa outlook sudah berhasil terkoneksi dengan salesforce

     

  4. Daftarkan user yang akan diintegrasikan outlooknya dengan langkah-langkah sebagai berikut.

 

 

Sekarang login ke Office 365 dan ikuti langkah-langkah berikut ini

  1. Pilih menu outlook, lalu klik icon setup dan pilih kelola add-in                                                   3-Outlook Setup A
  2. Setelah  masuk menu kelola add-in, masukkan keyword salesforce dalam pencarian, setelah ketemu Salesforce Lightning for Outlook klik button Tambahkan.   3-Outlook Setup B
  3. Setelah selesai maka akan ada icon salesforce di outlook kita.

Sekarang kita coba yuk,

Kirim suatu email ke Leads/Contact kita yang sudah kita input datanya di salesforce, dan pastikan alamat emailnya sudah kita isi. Karena outlook akan melakukan pencarian record di salesforce berdasarkan alamat email.

3-Outlook Setup C

Setelah itu klik icon salesforce di outlook, outlook akan melakukan pencarian record di salesforce berdasarkan alamat email

3-Outlook Setup D

Jika record yang kita  maksud sudah diketemukan, link kan record tersebut dengan email di outlook. Maka setiap email yang masuk dari alamat email tadi akan terlampir pada Contact/Lead tersebut di salesforce.

Sekarang kita cek di Salesforce

Taraa..

4-Result A

4-Result B

Email anda otomatis masuk salesforce dan anda bisa mengakses data salesforce via outlook.

Jika anda masih kesulitan dengan cara yang saya share di atas silakan ditanyakan via kolom komentar.

Untuk pembahasan fitur Salesforce to Gmail, insyaa Alloh akan saya share di post selanjutnya.

Terima kasih sudah berkunjung ke blog saya,  😊

Customer Salesforce di Indonesia

***

Presentasi sudah dimulai, semua audience memperhatikan dengan seksama dengan sesekali diselingi canda. Ketika presentasi menyisakan 2 slide terakhir,

“Krekk.. krekk..” Tiba-tiba pintu terbuka.

Tampak sesosok laki-laki paruh baya masuk kedalam ruangan. Audience yang dari tadi menyimak presentasi, berusaha tetap tenang dan menahan diri.

Seketika itu Bapak GM, memotong pembicaraaan.

“Perkenalkan Pak, ini Pak Budi Presiden Director Kami”.

Presentasi sementara saya hentikan, ku sapa beliau.

“Selamat siang Pak Budi”, sambil ku arahkan tanganku untuk menyalaminya.

 Bapak GM lalu memberikan penjelasan ke Pak Budi,

“Ini tim dari Salesforce Pak, mereka sedang sharing tentang product salesforce untuk mengelola hubungan interaksi dengan customer secara end to end”.

“Oke-oke Silakan dilanjut..” jawab Pak Budi.

Kulanjutkan presentasi untuk menjelaskan 2 slide terakhir. Kujelaskan value dan benefit apa saja yang ditawarkan oleh salesforce. Kulihat Pak Budi tampak memperhatikan dengan seksama.

Setelah presentasi selesai, kubuka sesi tanya jawab. Pak Budi membiarkan staff-staff nya menanyakan lebih lanjut benefit dan value yang ditawarkan salesforce, dari mimik mukanya tampak dia tertarik dengan value yang salesforce tawarkan.

Setelah semua stafnya merasa cukup dengan jawaban yang saya berikan, dengan tenang dan penuh wibawa dia bertanya padaku.

“Siapa saja yang sudah pakai salesforce?”

Kujawab dengan percaya diri, “Untuk di seluruh dunia saat ini salesforce menjadi leadernya pak untuk CRM, ada banyak company besar yang sudah menggunakan salesforce seperti Philips, Vodafone, Shell, Western Union, P&G, Nestle, Coca-Cola, termasuk Changi Airport juga sudah menggunakan Salesforce untuk mengolah semua inputan dari pengunjungnya dan meningkatkan kualitas layanannya.

“Siapa yang sudah pakai salesforce indonesia?” tanyanya padaku kembali.

Segera kujawab dengan mantab,

“Di Indonesia sendiri sudah banyak pak, ada AXA, Garuda Indonesia, Celebrity Fitness, Startup technology Indonesia yang saat ini mulai meraksasa seperti Tokopedia, Go-jek juga sudah pakai salesforce dan masih banyak lagi”.

Pak Budi tampak manggut-manggut, tak lama setelah itu ia kembali bertanya,

“Berapa investasinya?”

Mataku mulai berbinar melihat sang Presdir mulai menunjukkan ketertarikannya… 🙂

 

***

Pertanyaan dari pak Budi di atas adalah salah satu contoh pertanyaan yang sering ditanyakan oleh calon customer saat kita diskusi tentang salesforce. Jika anda adalah orang yang saat ini sedang mencari tahu siapa saja customer salesforce, atau diminta mencari referensi siapa saja customer salesforce yang memeiliki industry sama dengan anda. Anda dapat berkunjung ke portal customer succes story salesforce disini .

Disitu anda dapat melihat success story dari customer salesforce dari seluruh dunia dari berbagai industry dan juga business size. Baik yang B2B maupun yang B2C. Jika perusahaan anda masih berstatus start up atau small medium business, anda tidak perlu minder dengan nama-nama besar customer salesforce yang saya sebutkan diatas. Salesforce juga menyediakan product dengan harga yang affordable untuk anda. Sudah banyak perusahaan Start Up dan SMB yang sukses dengan salesforce. Semuanya dapat anda lihat dan explore lebih lanjut di halaman customer succes story tsb. Jika anda tidak cukup waktu untuk membaca, anda bisa menyimak video di youtube cukup search dengan keyword Customer Success Story Salesforce, dan akan banyak video menarik dari customer salesforce yang anda tonton. Jika anda butuh informasi lebih lengkap anda bisa kontak support salesforce via alamat ini 

image source http://blog.nuvemconsulting.com/how-to-run-a-better-business-with-salesforce/

Semoga apa yang saya tulis ini bisa bermanfaat untuk anda.

Terima kasih sudah berkunjung ke blog saya 🙂

Mengintegrasikan Email ke Salesforce dengan fitur Email to Salesforce

Lama banget belum sempat nambah post lagi, karena ada beberapa kesibukan. Alhamdulillah sekarang ada waktu lagi untuk sedikit sharing tentang Salesforce.

Setahun terakhir ini intensitas saya bertemu dan diskusi dengan beberapa customer dan calon customer Salesforce cukup meningkat dibanding tahun-tahun sebelumnya. Dari beberapa diskusi tersebut, saya mendapatkan banyak tambahan informasi terkait tantangan-tantangan apa saja yang dihadapi oleh customer Salesforce. Salah satu hal yang menjadi curhatan mereka adalah, seringkali sales merasa sudah cukup sibuk dengan aktivitas dia, sehingga tidak sempat menginput data aktivitasnya di Salesforce. Akhirnya data yang ada di Salesforce tidak lengkap dan manajemen kesulitan untuk melakukan analisa lebih lanjut.

Dari beberapa curhatan tersebut saya menjadi ingat pada suatu fitur di Salesforce yang dapat mengotomasi input data activity khususnya email, namanya Email to Salesforce. Dengan fitur ini ketika kita mengirim email ke pelanggan, otomatis akan meng create activity di Salesforce dan related dengan data pelanggan tersebut, cukup membantu kan?

Caranya juga mudah tidak harus orang yang mengerti IT, cukup hanya dengan beberapa langkah saja. Fitur ini bisa digunakan baik di Salesforce Classic maupun Lightning Edition, hanya tata letaknya saja yang berbeda.

Langsung saja, untuk langkah-langkah menggunakan fitur Email to Salesforce adalah sebagai berikut:

  • Salesforce Classic 
    1. Klik segitiga di samping nama profile kita, kemudian klik My Setting. Setelah itu klik tab email, lalu klik My Email to Salesforce                                                                                                                                                                                                        1 - My Setting                                                                                                                                                                                                              2 - My Email to Salesforce from My Setting 
    2. Apabila anda tidak menemukan menu My Setting, klik segitita di samping nama profile kita, kemudian klik setup. Setelah itu klik menu email lalu klik My Email to Salesforce.                                                                                                               1 - Setup 2 - My Email to Salesforce from Setup
    3. Copy alamat Email to Salesforce kita dan simpan sebagai kontak di email kita. nantinya kita perlu menambahkan alamat email ini untuk menginput data email secara otomatis ke Salesforce.                                                                                                                                                                                                                           2.2 - Email to Salesforce Setting
    4. Masukkan alamat email kita. di kolom My Acceptable Email Address. Nantinya hanyae mail yang dikirimkan dari alamat email ini yang akan diterima dan diinput secara otomatis di Salesforce.
    5. Pada section Email Association biarkan seperti apa adanya, dan check list Opportunity di bawah option Automatically assign them to related Salesforce.com records. Ini fungsinya, email yang kita kirim kepada suatu kontak yang related pada suatu Open opportunity, akan langsung ter attach ke opportunity sebagai activity history (status complete).                                                                                                                                                                                  2.8 - Email to Salesforce Setting
    6. Klik button Save
  • Salesforce Lightning Edition
    1. Klik Avatar atau foto profil kita, lalu klik Setting                                                                                                                                                                                                                                     1 - Setting LE
    2. Input keyword Email di Search Menu Setting                                                                                                                                    2 - My Email to Salesforce LE
    3. Klik menu email lalu Menu My Email to Salesforce
    4. Copy alamat Email to Salesforce kita dan simpan sebagai kontak di email kita. Nantinya kita perlu menambahkan alamat email ini untuk menginput data email secara otomatis ke Salesforce.                                                                                    2.2 - Email to Salesforce Setting
    5. Masukkan alamat email kita. di kolom My Acceptable Email Address. Nantinya hanya email yang dikirimkan dari alamat email ini yang akan diterima dan diinput secara otomatis di Salesforce.
    6. Pada section Email association biarkan seperti apa adanya, dan check list opportunity di bawah option Automatically Assign Them to Related Salesforce.Com Records                                                                                                                                                                                                                       2.8 - Email to Salesforce Setting 
    7. Klik button Save

Untuk menggunakan, fitur ini caranya setiap kita mengirimkan email ke pelanggan, tambahkan alamat My Email to Salesforce kita sebagai penerima email. Karena alamatnya cukup panjang dan kelihatan aneh, maka saran saya tambahkan sebagai BCC (Blind Carbon Copy) saja. sehingga tidak terlihat oleh penerima email yang lain. Jika anda masih belum tau cara menampilkan BCC di Microsoft Outlook, anda dapat klik create Email Baru, lalu klik menu Option kemudian klik BCC untuk menampilkan BCC.                                                                                                                                                                                     3 - Send Email to Salesforce

Agar lebih praktis, tambahkan alamat Email to Salesforce sebagai kontak. Jadi, ketika kita hendak mengirim email, cukup tambahkan saja kontak dengan alamat email My Email to Salesforce kita pada kolom BCC. Setelah kirim email, apabila data email kita berhasil terinput di Salesforce, maka akan ada email notifikasi dari Salesforce. Notifikasi tersebut menginformasikan bahwa email kita sudah terinput di Salesforce.

Sekarang kita cek Salesforce kita, Taraaaa… email kita sudah ter record sebagai activity di Salesforce 😊.

Gampang kan?

4 - Email Attached on Opportunity

5 - Detail Email to Activity

Oiya.. apabila email pelanggan sudah kita input di Salesforce, maka data email tersebut akan otomatis ter attach di history activity related list Contact/ Leads / Opportunity (yang masih open) tersebut dengan status complete. Kalau alamat email pelanggan belum kita input di Salesforce, maka email tersebut akan tersimpan di folder Unresolved Item (activity tak bertuan dengan status open). Untuk mengakses folder Unresolved Item sendiri, untuk Salesforce Classic bisa di cek di menu Home, cek di Sidebar sebelah kiri klik Unresolved Item. Untuk Salesforce Lighting Edition bisa klik Avatar, setting, email, My Unresolved Item. klik tab email, dan silakan di assign ke Leads/Contact/Opportunity yang kita kehendaki. Contohnya seperti dalam gambar berikut.

  • Salesforce Classic

 

 

This slideshow requires JavaScript.

Salesforce Lightning Edition                                                                                                                   

 

 

This slideshow requires JavaScript.

Dari diskusi dengan beberapa customer Salesforce, fitur ini cukup membantu tim sales karena bisa mengurangi effort tim sales utk input data activity khususnya email. Jika anda punya tantangan terkait data sales activity, fitur ini bisa dicoba.

Selain fitur Email to Salesforce ada juga fitur Salesforce for Outlook jika anda menggunakan Microsoft Exchange Server, dan Salesforce for Gmail jika anda menggunakan gmail. Insya Alloh di lain kesempatan saya akan share untuk fitur Outlook dan Gmail.

Cukup sampai sini dulu sharing dari saya, apabila ada yang kurang jelas feel free saja untuk ditanyakan via kolom komentar.

Terima kasih sudah berkunjung ke blog saya, semoga apa yang saya share bisa bermanfaat dan bisa meningkatkan produktivitas tim sales anda.

Memperdalam Analisa dengan fitur Cross Filter Report

Salah satu fitur penting dalam Salesforce adalah Report. Dengan report ini kita bisa melihat laporan dari hal-hal terkait data Leads yang ter generate, data Pipeline hingga data Win Rate kita dengan mudah. Selain itu, report yang ditampilkan pun bisa menampilkan data secara real time. Belum lagi dengan adanya Salesforce1, report tersebut bisa juga kita akses dengan handphone sehingga sangat membantu kita dalam membuat suatu keputusan bisnis.

Seiring perjalanan kita menggunakan Salesforce, customer yang terdaftar dalam daftar Account kita terus bertambah, data Case yang masuk pun terus meningkat. Bersama dengan itu pula muncul ide-ide baru, kebutuhan-kebutuhan report baru dalam rangka meningkatkan kinerja perusahaan. Beberapa contoh kebutuhan report yang muncul adalah, Account mana saja yang dalam tahun ini tidak ada Opportunity nya, atau Account mana saja yang dalam satu tahun ini tidak pernah mengirimkan complaint ke kita, atau bahkan Account mana yang selama ini menghasilkan Opportunity banyak tapi tidak pernah complaint.

Terkait kebutuhan-kebutuhan itu, Salesforce mempunyai sebuah fitur yang mungkin belum anda sadari sampai saat ini yaitu Cross Filter Report. Cross Filter ini membantu kita untuk melakukan analisa hubungan suatu parent object dengan child nya atau dengan object lain yang terrelasi dengannya.

Misalnya kita ingin membuat report untuk mencari tahu Account mana saja yang selama ini tidak ada Opportunity nya. Maka dapat kita lakukan dengan langkah-langkah berikut ini,

  1. Klik menu Report lalu klik klik New Report button

crossfilter1

 

  1. Pilih Report Type: Account lalu klik button Create

crossfilter2

 

  1. Setelah tampil halaman preview report, klik tanda segitiga di samping button Add filter, lalu pilih Cross Filter

crossfilter3

 

  1. Sesuaikan filter dengan kebutuhan kita yaitu Account without Opportunity, lalu klik button OK

crossfilter4

 

  1. Klik Run Report, maka akan ditampilkan data Account yang tidak memiliki Opportunity

crosssfilter5

crosssfilter6

Nah cukup mudah bukan, Jika anda ingin menambahkan filter lagi pada report tersebut, anda bisa klik button Customize lalu tambahkan filter yang diperlukan. Namun apabila report tadi sudah cukup, maka simpan report tersebut dengan cara klik button Save atau Save as. Jika report kita sudah tersimpan, maka dapat kita gunakan sebagai source dari suatu Dashboard.

Fitur ini tidak hanya untuk modul Account saja, namun juga object-object lain seperti Opportunity without Activity, Leads with Campaign History, Case without Solution dll. Sehingga dengan report-report tersebut, bisa membantu kita untuk memperdalam analisa sebelum membuat keputusan.

Terima kasih telah menyempatkan waktu anda untuk berkunjung ke blog ini 🙂 , Semoga tulisan ini bermanfaat dan bisa meningkatkan benefit yang kita dapat dari Salesforce.

Mass Transfer Record

Seperti yang pernah saya sampaikan di post sebelumnya, untuk melakukan perubahan Owner suatu record atau data, salesforce menyediakan 2 fitur yaitu ‘Change Owner’ dan ‘Mass Transfer Record’. Change Owner digunakan untuk mengubah kepemilikan suatu data per record (satu demi satu). Sementara Mass Transfer Record digunakan untuk mengubah kepemilikan suatu data secara massal berdasarkan kategori tertentu. Pada pembahasan sebelumnya saya telah membahas tentang fitur Change Owner, nah sekarang saya akan membahas tentang fitur Mass Transfer Record.

Oke, kita mulai pembahasan tentang Mass Transfer Record.

Mass Transfer Record adalah sebuah fitur yang disediakan salesforce untuk memindahkan suatu data dari satu user ke user yang lain secara massal. Mass Transfer ini biasanya digunakan ketika kita melakukan pergantian kepemilikan atas Leads dan Account. Selain itu mass transfer juga digunakan untuk memindahkan data di modul-modul yang lain. Dengan fitur ini, kita dapat memindahkan data-data yang dimiliki suatu user ke user yang lain dengan mudah, sehingga tidak perlu memindahkannya satu per satu.

Disini saya punya contoh, ada beberapa Account yang sebelumnya dimiliki oleh Fatkhul Hadiningrat (Fhadi) akan dipindahkan ke Hadi F Amin (HFA).

mass-transfer-before

Data Account tersebut akan dipindahkan dengan menggunakan fitur Mass Transfer Record, maka langkah-langkah untuk melakukan mass transfer adalah sebagai berikut:

  1. Klik Setup >> Data Management >> Mass Transfer Records, atau bisa juga dengan menuliskan Mass Transfer Record di kotak pencarian Setup.

mass-transfer-i

  1. Pilih data yang akan ditransfer, karena kita akan melakukan transfer data Account maka pilih Transfer Accounts.

mass-transfer-account

  1. Isikan nama user/owner yang akan menerima data tersebut, Filter data yang akan ditransfer berdasarkan nama user sebelumnya atau berdasarkan field yang ada pada Account.
  1. Apabila Opportunity yang terkait dengan Account tersebut akan ditransfer juga, maka beri tanda check pada checkbox terkait. Kemudian klik button find untuk menampilkan data yang kita cari sesuai kriteria.

mass-transfer-transfer-filter-data-fix-i

5. Setelah data yang dicari muncul, pilih data Account yang akan kita transfer lalu klik button Transfer untuk mengganti ownernya.

mass-transfer-transfer-filter-data-fix-ii

  1. Jika proses transfer selesai, akan ada pemberitahuan bahwa Account-account tersebut telah selesai ditransfer.

mass-transfer-account-transfered-fix

  1. Cek pada modul Account untuk memastikan bahwa Account tersebut benar-benar telah berganti Owner nya.

mass-transfer-after

Untuk melakukan mass transfer data pada modul yang lain, langkah-langkahnya juga hampir sama dengan langkah-langkah di atas. mudah bukan..

Demikian sedikit share dari saya tentang bagaimana cara untuk memindahkan kepemilikan suatu record (data) menggunakan fitur Mass Transfer Record Salesforce.

Sampai jumpa di sharing tentang salesforce selanjutnya 🙂

 

Menghapus / Non-Aktifkan user Salesforce yang telah resign

Salah satu hal yang paling sering ditanyakan oleh customer kepada saya saat akan memulai menggunakan salesforce adalah, “Bagaimana kalau sales kami resign, apakah kami dapat menghapusnya atau mengganti dengan sales yang lain?”.

Melalui tulisan ini saya akan mencoba menjawab pertanyaan itu.
Pada dasarnya salesforce tidak menyediakan fitur ‘Hapus’ atau ‘Delete’ pada modul user, akan tetapi apabila ada user yang akan diganti atau dihapus hak untuk menggunakan salesforcenya, kita dapat melakukan langkah-langkah sebagai berikut:

  1. Klik menu Setup >>  Manage User >> User
  2. Pilih user yang akan dihapus / di non-aktifkan
  3. Klik button Edit, kemudian uncheck kolom Active
    Ucheck Active User
  4. Klik Save

Setelah kita save maka user tersebut tidak akan bisa mengakses salesforce lagi.

Adanya salesforce tidak menyediakan fitur “Hapus” / “Delete” dikarenakan ada beberapa alasan:

  1. Apabila ada user yang dihapus, maka akan mengganggu data Accountability. Misalnya data Closed Opportunity yang terkait dengan suatu user A, apabila user A dihapus maka owner Opportunity tersebut akan berpindah. Sehingga mempengaruhi data yang ditampilkan dalam Report dan Dashboard. Apabila user A hanya di Non-Aktifkan maka data Closed Opportunity tetap sesuai ownernya,  sehingga ketepatan data tetap terjaga. Adapun opportunity yang masih open dapat kita transfer ke user lainnya untuk di follow up.
  2. Seandainya ada kasus seorang sales resign dan kembali lagi, kita tidak perlu menambahkan user lagi. Account-account yang dulu pernah ia tangani pun dapat di delegasikan kembali kepadanya.
  3. Jika email kita sudah pernah didaftarkan salesforce dan menjadi username, maka kita tidak akan bisa membuat user baru dengan username itu lagi, misalkan kita pernah punya user fhadiningrat@sfdc.com di salesforce PT. A maka kita tidak akan bisa membuat user salesforce fhadiningrat@sfdc.com lagi di salesforce org yang lain.

Apabila ada user sales yang resign dan kemudian datang sales baru yang akan didaftarkan sebagai user salesforce, sementara jumlah license yang tersedia sudah habis, maka kita dapat melakukan langkah-langkah berikut ini

  1. Non-aktifkan user lama dengan cara klik Setup >> Manage user >> User pilih user yang akan di non aktifkan.
  2. Uncheck Chekbox Active user yang resign tersebut.
  3. Klik save, dengan meng uncheck user tersebut berarti kita memiliki 1 Salesforce license yang masih kosong.
  4. Tambahkan user baru seperti yang dijelaskan di penjelasan sebelumnya.

Jadi, tidak perlu kuatir ataupun risau apabila ada salah satu user salesforce anda yang resign, cukup non aktifkan saja user salesforcenya, mudah bukan..

Demikian sedikit share tentang salesforce, semoga bermanfaat.

Thanks 🙂

Menambah user salesforce baru

Dalam salesforce ada beberapa tipe user berdasarkan user license nya diantaranya salesforce User, Chatter Free, Chatter External dsb. Namun meski tipe nya berbeda-beda akan tetapi mempunyai cara yang sama dalam menambahkannya. Adapun langkah-langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

Pastikan anda login sebagai Administrator Salesforce, lalu masuk ke menu user dengan cara klik Setup >> Manage User >> User atau dengan menuliskan kata kunci ‘user’ dalam kotak pencarian setup, maka akan ada tampilan seperti ini:

list user

Selanjutnya klik button ‘New User’, maka akan ditampilkan form New User seperti berikut:

New User

Isikan data user yang akan ditambahkan ke dalam form di atas, kolom yang terdapat tanda merah menandakan bahwa kolom tersebut harus diisi (required). Apabila user yang ditambahkan adalah pengguna salesforce aktif, maka kolom ‘User License’ diisi dengan ‘Salesforce User’, akan tetapi jika user tersebut hanya sebagai pengguna modul Chatter saja maka kolom ‘User License’ diisi dengan ‘Chatter Free’. Kemudian checklist pada kolom ‘Active’ agar user tersebut dapat digunakan.

Active User

Hal ini juga tergantung pada ketersediaaan user salesforce yang dimiliki, apabila semua user license salesforce sudah digunakan maka kita hanya bisa menambahkan user tersebut sebagai ‘Chatter Free’ saja.

Sebelum menyimpan, berikan tanda checklist pada option ‘Generate New Password and Notify User Immediately’. Hal ini dimaksudkan agar user yang telah ditambahkan, mendapat pemberitahuan via email mengenai akun salesforce nya yang sudah aktif, serta panduan untuk mengatur passwordnya.

Generate Password

Apabila sudah di cheklist klik button save, maka user baru akan ditambahkan dan salesforce akan mengirimkan pemberitahuan ke email user tersebut. Dari email tersebut akan dikirimkan link untuk login serta mengganti passwordnya.

Jika disuatu hari ada data yang perlu diubah misalkan alamat email ataupun usernamenya, maka kita cukup kembali ke menu user lagi, kemudian pilih edit, ubah informasi yang dibutuhkan lalu klik save.

Mudah bukan..

silakan tulis di kolom komentar jika ada pertanyaan terkait salesforce, terima kasih.