Ketika ada salah satu user salesforce yang resign, hal penting yang harus dilakukan adalah mengubah kepemilikan Accountnya. Hal ini dilakukan untuk menindaklanjuti activity -activity yang perlu dilakukan terhadap Account tersebut, baik yang terkait dengan Opportunity, Case ataupun data yang lain. Akan sangat disayangkan apabila ada suatu Opportunity yang tinggal selangkah lagi Closed Won, akan tetapi karena tidak segera di follow up akhirnya direbut oleh pesaing kita.
Untuk melakukan perubahan Owner suatu record atau data, salesforce menyediakan 2 fitur yaitu ‘Change Owner’ dan ‘Mass Transfer’. Change Owner digunakan untuk mengubah kepemilikan suatu data per record (satu demi satu). Sementara Mass Transfer digunakan untuk mengubah kepemilikan suatu data secara massal berdasarkan kategori tertentu. Pada pembahasan kali ini, saya akan membahas fitur Change Owner terlebih dahulu. Adapun untuk fitur Mass Transfer akan saya bahas di waktu yang akan datang.
Oke, kita mulai pembahasan tentang Change Owner.
Change Owner adalah fitur yang disediakan salesforce untuk memindahkan suatu data, dari satu user ke user yang lain dengan mudah. Secara default, yang diberi hak untuk melakukan Change Owner suatu data adalah:
- Owner dari Record tersebut
- Atasannya (Manager ke atas)
- System Administrator.
Akan tetapi hal itu dapat diubah sesuai dengan kebijakan manajemen.
Berikut adalah contoh langkah-langkah untuk mengubah Owner dari suatu Account dengan fitur ‘Change Owner’:
- Pilih Account yang akan diganti Ownernya, klik ‘Change’ pada kolom owner.
- Pilih user yang akan dijadikan owner dari Account tersebut.
- Beri tanda checklist pada pilihan berikut:
- ‘Transfer Open Opportunities not owned by the existing account owner’, apabila owner dari Opportunity yang masih Open (belum Closed Won/Lost), yang terkait dengan Account tersebut akan diubah.
- ‘Transfer Closed Opportunities’, apabila owner dari Opportunity yang sudah Closed (sudah Closed Won/Lost), yang terkait dengan Account tersebut akan diubah.
- ‘Transfer open cases owned by existing account owner’, apabila owner dari case yang masih open (belum solve/closed), yang terkait dengan Account tersebut akan diubah.
- ‘Transfer closed case’, apabila owner dari case yang sudah solve/closed, yang terkait dengan Account tersebut akan diubah.
- ‘Keep Opportunity Team on Opportunities transferred to new owner’, apabila kita ingin mempertahankan user lain (opportunity team) yang terlibat dalam opportunity tersebut.
- ‘Send Notification Email’, apabila ingin memberitahu user sebelumnya bahwa Account tersebut telah dipindahkan kepemilikannya.
- Klik Save, maka Account dan data-data pendukung Account sesuai checkbox yang kita pilih tersebut, akan berpindah menjadi milik owner yang baru.
Adapun langkah-langkah untuk melakukan change owner di modul-modul yang lain seperti Opportunity, Leads, Contacts dll hampir sama dengan langkah-langkah Change Account Owner di atas.
Pada umumnya ketika seorang user salesforce resign, maka semua Account, Opportunity atau Casenya akan di transfer ke Managernya. Adapun selanjutnya, Account tersebut akan diberikan ke user lain sesuai dengan kebijakan Managernya.
Terus,
Bagaimana kalau data Account, Opportunity atau Case yang akan ditransfer jumlahnya cukup banyak?
Nah, Pertanyaan itu akan saya jawab di pembahasan berikutnya.
Sampai jumpa 🙂